As letras e números podem fazer parecer que 5W2H é uma fórmula de química inorgânica ou algo do tipo. Trata-se, porém, de uma metodologia que facilita a execução e a avaliação de projetos dentro de uma empresa. Nas consultorias feitas pelo Instituto Aquila, ela é uma das práticas que os consultores costumam utilizar e disseminar pelas organizações.

Com a ajuda de Christiano Furtado Gomes, sócio do Aquila, esclarecemos algumas dúvidas sobre o método:

O que é o 5W2H?
É uma metodologia que permite que as pessoas exercitem a disciplina de gestão, possibilitando que a empresa saia do campo das intenções para o campo de ações. Os 5 “W”s e os 2 “H”s são os sete parâmetros que devem ser considerados para avaliar uma iniciativa:

• Why (por quê?) – Se a equipe não souber responder a esse primeiro W, provavelmente não há necessidade de executar essa ação.
• What (o quê) – A dica é começar essa resposta sempre com um verbo no infinitivo, como “comprar”, “treinar”, “solicitar”. Cada What precisa ter seu respectivo Who.
• Who (quem) – É uma pessoa específica, não um departamento ou setor.
• When (quando) – É uma data específica, não uma definição vaga como “até quando se mostrar necessário”.
• Where (onde)
• How (como) – A dica é começar essa resposta sempre com verbos no gerúndio, como “selecionando”, “enviando”, “contando”.
• How much (quanto custa) – É o único parâmetro que não precisa necessariamente ser avaliado. É por isso que para alguns projetos é possível ter um 5W1H em vez de um 5W2H.

Quem é o responsável por definir os 5W2H?
Um plano de ação é sempre mais efetivo quando toda equipe participa de sua elaboração. Ele pode ser elaborado pelo gestor, sem ajuda, somente se o “Who” de toda a iniciativa seja apenas o próprio gestor. É fundamental que as pessoas que terão responsabilidades estejam presentes no momento da elaboração do plano.

O 5W2H serve para algum tipo específico de projeto?
Não. Como é uma forma de orientar a atuação de cada pessoa, a metodologia pode ser utilizada sempre que há a necessidade de tirar projetos do papel ou resolver qualquer problema. Vale dizer que o plano de ação deve ser considerado uma ferramenta de trabalho, sendo acompanhado e atualizado constantemente. O papel sempre aceita qualquer ideia – o segredo é colocar as ações em movimento.

Como incentivar a equipe a usar o 5W2H quando ela não tem experiência com essa metodologia?
É importante que haja uma explicação inicial para todos os profissionais sobre como o método funciona e sobre a importância de sua utilização. O líder deve se consolidar como uma referência no modelo, utilizando, orientando e corrigindo eventuais erros, além de evidenciar os ganhos percebidos na execução dos planos em reuniões de acompanhamento.