Desde el comienzo de la pandemia de coronavirus, compañías de todo el mundo han estado trabajando en varios frentes, ya sea para reducir la exposición de sus empleados a los riesgos de la enfermedad o para mantener sus niveles de productividad.

El home office, que todavía era algo inusual para muchas empresas, se ha convertido no solo en una necesidad, sino también en una respuesta muy efectiva a estas nuevas demandas que se han impuesto.

Además de la considerable reducción en la circulación de personas, esencial para el distanciamiento social, esta medida tiene efectos secundarios que nos llevarán a romper con viejos paradigmas.

¿Cómo podemos ser indiferentes, por ejemplo, a las reuniones con costos de viaje, alojamiento, comida, además del tiempo (productividad) de las personas gastado en tantas idas y venidas, después de contemplar la efectividad de estas mismas reuniones a un costo muy cercano a cero?

Se pueden experimentar otros efectos, asociados con el bienestar de los empleados, debido a la flexibilización de sus rutinas, especialmente en las grandes ciudades. Efectos que, bien explorados, pueden promover ganancias en creatividad y productividad.

Por lo tanto, ya sea debido a las necesidades impuestas por la pandemia, o debido a los nuevos paradigmas en las relaciones laborales, será vital dominar lo que llamamos las «7 Reglas de Oro» para garantizar la excelencia en el desempeño de las tareas en Home – Office.

Regla de oro 1: no mezcles el trabajo y la vida privada

La flexibilidad de la rutina, inherente al Home Office, trae, además de los beneficios, importantes obstáculos.

Cada individuo, trabajando desde casa, correrá el riesgo fatal de perder el enfoque y la productividad al no poder separar el trabajo de los momentos familiares.

Y el entorno tiene una influencia decisiva en su capacidad para mantenerse enfocado.

Es necesario delinear un espacio preciso y específico, donde se llevará a cabo el trabajo. Y debe ser único, en toda la casa, y también estar lejos de cualquier tipo de distracción. Incluso es importante restringir el acceso a este entorno, determinando las reglas de circulación para las personas en la casa, así como los horarios.

Este entorno debe ser un anexo de su empresa en su hogar. No de la otra manera.

Regla de oro 2: configura tu lugar de trabajo

Como está escrito en la regla 1, «el medio ambiente tiene una influencia decisiva» en su enfoque.

Por lo tanto, es esencial, además del espacio dedicado al trabajo, que la ubicación también tenga la infraestructura adecuada: computador, impresora, internet, iluminación, papel, cuaderno, tijeras, grapadora, pizarra y bolígrafos, por ejemplo.

Si necesita levantarse en todo momento para encontrar las herramientas necesarias para su trabajo, inevitablemente perderá el enfoque.

Recuerde cuán improductivo es cuando un proveedor de servicios llega a su hogar y, para cada tarea, necesita ir a la calle para buscar una cosa u otra.

No faltarán personas, en este momento, que dejaron de hacer lo mejor por problemas absolutamente triviales como un computador desactualizado, internet de baja calidad o la falta de una impresora. No sea uno de ellos.

Regla de oro 3: vístete como si fueras a la oficina

La ropa tiene significados y símbolos, y cuando se viste apropiadamente para el trabajo, manteniendo las formalidades, no solo aquellos que lo ven, en una video conferencia, procesan esta información, como lo hace su propio cerebro.

Diariamente es muy fácil ver cómo su ropa impone comportamientos y patrones de relación a sus interlocutores. Tampoco es difícil ver cómo este mismo mecanismo funciona en usted mismo. ¿O ya no está relajado por el simple hecho de aflojarse una corbata, ponerse una zapatilla, usar ropa menos formal o, al límite, pijama?

Entonces, aunque sea un poco más flexible, vista apropiadamente para la oficina en casa. Tu cerebro y los de los demás lo entenderán.

Regla de oro 4: sé estricto y coherente con tus horarios

La disciplina con el tiempo debería ser uno de tus mejores aliados, pero también será uno de los principales obstáculos.

Sea pragmático y defina objetivamente los horarios a seguir.

También deje en claro a las personas que viven con usted que, durante su jornada laboral, está “fuera de lugar”: así como no recibe a los miembros de su familia en ningún momento en la empresa donde trabaja, tampoco es apropiado que se muevan sin reglas para este entorno especial tuyo en cualquier momento.

Y no se equivoque, también es esencial establecer límites en la sensación opuesta y respetar su descanso y tiempo libre: cuando termine el día, cierre su computadora portátil y salga del trabajo. Respeta también el tiempo para detenerte.

Regla de oro 5: planifique su trabajo

Diariamente, dentro de la empresa para la que trabaja, ¿realiza tareas al azar, aleatorias y sin objetivos que perseguir?

Si la respuesta es siempre «no», ¿por qué sería más eficiente hacer lo contrario en la oficina en casa?

La sensación de libertad que brinda la flexibilidad del home office, sumada a la ausencia de otras personas que trabajan organizadas a su alrededor, puede hacer que caiga en esta terrible trampa, reduciendo su organización y productividad.

Por lo tanto, planifique, organícese por prioridades, elija los temas más importantes, los compromisos obligatorios y posicione sus entregas durante el día y la semana.

Las empresas tienen objetivos y prioridades y esto no deja de existir porque usted está en Home – Office. Mantenga la organización y el enfoque.

Regla de oro 6: organizar el trabajo en equipo

Una consecuencia obvia del trabajo remoto es la distancia entre los miembros del equipo.

Estamos fuertemente condicionados por tantos años de trabajo siempre cerca uno del otro. Si los errores de comunicación ya son parte de nuestra rutina, incluso con la proximidad habitual, es muy probable que la distancia traiga riesgos adicionales, especialmente en relación con la necesidad de alineación entre los empleados y sus entregas.

En este contexto, el rol de liderazgo es fundamental, organizando la rutina de los equipos con planillas de control, video llamadas diarias y rituales de gestión con sus equipos.

La organización y la comunicación son fundamentales.

Regla de Oro 7 – Informe y seguimiento del trabajo

El trabajo flexible requiere un refuerzo considerable de la cultura de gestión basada en un compromiso con las entregas, los plazos y la calidad.

Por eso es importante la importancia de los informes diarios, muchos de ellos «en persona» (videoconferencias), para que los feedbacks también puedan ser inmediatos y efectivos.

Las rutinas flexibles imponen la necesidad de usar herramientas de control más efectivas, momentos para retroalimentaciones más precisas y planes de ajuste de ruta mucho más ágiles.

Es muy fácil para las personas moverse más allá de la línea fina que separa la flexibilidad de la zona de confort. Valore los mecanismos que bloquearán este tipo de error.

El socio consultor Roberto Heleno colaboró ​​con el artículo.