Desde o início da pandemia do coronavírus, empresas de todo o mundo vêm atuando em diversas frentes, ora para diminuírem a exposição de seus funcionários aos riscos da doença, ora para manterem seus níveis de produtividade.

O home office, que era algo ainda incomum para muitas empresas, tornou-se, não somente uma necessidade, mas também uma resposta bastante efetiva a estas novas demandas que se impuseram.

Além da redução considerável na circulação de pessoas, essencial ao distanciamento social, esta medida tem efeitos colaterais que nos levarão à ruptura com velhos paradigmas.

Como sermos indiferentes, por exemplo, a reuniões com custos de deslocamento, hospedagem, alimentação, além do tempo das pessoas (produtividade) despendido em tantas idas e vindas, depois de contemplarmos a efetividade destas mesmas reuniões a um custo muito próximo de zero?

Outros efeitos poderão ser experimentados, associados ao bem-estar dos funcionários, em função da flexibilização de suas duras rotinas, especialmente nos grandes centros. Efeitos que, bem explorados, poderão promover ganhos de criatividade e produtividade.

Desta forma, seja pelas necessidades impostas pela pandemia, seja pelos novos paradigmas nas relações de trabalho, será vital o domínio do que chamamos de “7 Regras de Ouro” para garantir a excelência no desempenho das tarefas em home office.

Regra de Ouro 1 – Não misture trabalho e vida privada

A flexibilidade da rotina, inerente ao home office, traz consigo, além dos benefícios, importantes armadilhas.

Todo indivíduo, trabalhando em casa, correrá o risco fatal da perda de foco e  produtividade ao ser incapaz de separar o trabalho dos momentos familiares.

E o ambiente tem influência decisiva nesta sua capacidade de manter-se focado.

É necessário delinear um espaço preciso, específico, onde o trabalho ocorrerá. E ele deve ser único, em toda a casa, e também estar longe de todo tipo de distração. Importante mesmo restringir o acesso a este ambiente, determinando regras de circulação para as pessoas da casa, bem como de horários.

Este ambiente deverá ser um anexo da sua empresa na sua casa. Não o contrário.

Regra de Ouro 2 – Configure seu local de trabalho

Conforme escrito na regra 1, “o ambiente tem influência decisiva” no seu foco.

É, portanto, imprescindível, além do espaço dedicado ao trabalho, que o local apresente também a infraestrutura adequada: computador, impressora, internet, iluminação, papel, caderno, tesoura, grampeador, quadro e canetas, por exemplo.

Se você precisar levantar-se a todo instante para buscar ferramentas necessárias ao seu trabalho, invariavelmente perderá o foco.

Lembre-se do quanto é improdutivo quando um prestador de serviço vai à sua casa e, a cada tarefa, ele precisa dar um “pulinho” na rua para buscar uma coisinha ou outra.

Não faltarão indivíduos, neste momento, que deixarão de fazer o seu melhor por questões absolutamente triviais como um computador desatualizado, uma internet de baixa qualidade ou a falta de uma impressora. Não seja um deles.

Regra de Ouro 3 – Arrume-se como se estive indo para o escritório

Roupas carregam significados e símbolos e ao vestir-se adequadamente para o trabalho, mantendo formalidades, não somente aqueles que o vêem, em uma vídeo conferência, processam esta informação, como o seu próprio cérebro também o faz.

No dia a dia é muito fácil perceber como a sua roupa impõe aos seus interlocutores padrões de comportamento e relacionamento. Também não é difícil perceber como este mesmo mecanismo opera sobre você mesmo. Ou você não se sente mais relaxado pelo simples fato de afrouxar uma gravata, calçar um chinelo, vestir uma roupa menos formal, ou,  no limite, um pijama?

Portando, ainda que você possa ser um pouco mais flexível, vista-se adequadamente para o home office. O seu cérebro e os dos demais compreenderão.

Regra de Ouro 4 – Seja rigoroso e consistente com seus horários

A disciplina com o tempo deve ser um de seus maiores aliados, mas também será uma das principais armadilhas.

Seja pragmático e defina objetivamente horários a cumprir.

Deixe claro também para as pessoas que moram com você que, durante sua jornada de trabalho, você está “fora de casa”: assim como você não recebe seus familiares a qualquer momento na empresa em que trabalha, também não é adequado que eles circulem sem regras por este seu ambiente especial, a qualquer momento.

E, não se engane, é também essencial estabelecer limites no sentindo contrário e respeitar os seus horários de descanso e lazer: quando o dia terminar, feche o seu laptop e desligue-se do trabalho.  Respeite também a hora de parar.

Regra de Ouro 5 – Planeje seu trabalho

No dia a dia, dentro da empresa em que trabalha, você cumpre tarefas a esmo, aleatórias e sem objetivos a perseguir?

Se a resposta for sempre “não”, por que haveria de ser mais eficiente fazer o contrário em home office?

A sensação de liberdade trazida pela flexibilidade do home office, somada à ausência de outros indivíduos trabalhando organizadamente ao seu redor, pode fazer você cair nesta terrível armadilha, diminuindo suas organização e produtividade.

Portanto, planeje-se, organize-se por prioridades, eleja os temas mais importantes, os compromissos obrigatórios e posicione suas entregas ao longo do dia e da semana.

Empresas têm objetivos e prioridades e isto não deixa de existir porque você está em home office. Mantenha a organização e o foco.

Regra de Ouro 6 – Organize o trabalho em equipe

Uma consequência óbvia do trabalho remoto é a distância entre membros das equipes.

Estamos fortemente condicionados por tantos anos de trabalho sempre próximos uns aos outros. Se erros de comunicação já fazem parte da nossa rotina, mesmo com a proximidade habitual, é muito provável que o distanciamento traga riscos adicionais, especialmente em relação à necessidade de alinhamento entre colaboradores e suas entregas.

Neste âmbito, o papel da liderança é fundamental, organizando a rotina das equipes com planilhas de controle, vídeo-chamadas diárias e rituais de gestão como os seus times.

Organização e comunicação são fundamentais.

Regra de Ouro 7 – Report e acompanhamento do trabalho

O trabalho flexível requer um reforço considerável da cultura gerencial baseada no compromisso com as entregas, os prazos e a qualidade.

Por isso a importância de reports diários, muitos deles “presenciais” (vídeo conferências), para que os feedbacks também possam ser imediatos e efetivos.

Rotinas flexíveis impõem a necessidade do uso de ferramentas de controle mais eficazes, momentos para feedbacks mais precisos e planos de ajuste de percurso muito mais ágeis.

É muito fácil que indivíduos ultrapassem a tênue linha que separa flexibilidade de zona de conforto. Valorize os mecanismos que bloquearão este tipo de erro.

Colaborou com o artigo o sócio consultor Roberto Heleno