A Invepar, detentora de cinco concessionárias no segmento de transportes (rodovia, aeroporto, metro e via expressa), é cliente do Instituto Aquila desde agosto de 2014. Com empreendimentos de grande porte e pulverizados geograficamente, a empresa enfrenta um grande desafio para manter os negócios alinhados sob o mesmo sistema de gestão e viu no BPM – Business Process Management – a resposta para crescer com solidez. A ferramenta une gestão e tecnologia da informação com foco na otimização de resultados por meio da melhoria dos processos e, após um ano de trabalho, atingiu 30% da cadeia de valor. A perspectiva é contemplar todo o conjunto de atividades até o final de 2018.
Uma das maiores dificuldades enfrentadas na trajetória do BPM envolve a padronização dos sistemas e o direcionamento de ferramentas de gestão unificadas, já que entre as subsidiárias, além do aspecto geográfico, ainda há o revés da forma de operação de negócios. “O primeiro passo para superar estes obstáculos foi desenvolver iniciativas distintas entre os ativos para um mesmo processo de trabalho, garantindo o objetivo de fazer a gestão diária dos resultados. O diagnóstico contou com a participação de cada uma das empresas do grupo, levando em conta cada cadeia de valor e a interação entre os processos”, explicou o Phillip Aguiar, sócio do Aquila.
Para auxiliar a padronização e a disseminação das melhores práticas, foi criado o BPM Day. O primeiro evento, em maio deste ano, reuniu na holding 35 participantes das concessionárias, do Instituto Aquila e da controladora. Ao longo de dois dias, foram discutidas melhorias nos processos que resultaram em 20 ações com prazos definidos e resultados projetados, além de nove práticas que foram debatidas e compartilhadas. Já na segunda edição, em agosto, 60 pessoas se envolveram ao longo de três dias, elaborando 40 novas entradas focadas em planos de ação para garantir o progresso contínuo, promoção de boas práticas entre os ativos do grupo, alinhamento de expectativas, processos e métricas dos indicadores.
“Além do BPM Day, desenvolvemos rituais de gestão com os líderes de processos e a alta diretoria. Assim, conseguimos acompanhar o andamento do projeto, identificar falhas e propor planos de aperfeiçoamento. Além destes, outra rotina que incorporamos foi o envio semanal de um status report com o relato dos avanços, dificuldades e próximos passos de implantação”, destacou o consultor. Os objetivos das medidas implementadas são fomentar a cultura de alto desempenho, assegurar a aderência dos processos às políticas corporativas e promover o avanço contínuo através da atualização periódica.
Os resultados já puderam ser sentidos, seja na forma de agilidade no trabalho de cada colaborador quanto na redução do índice de violações que, em termos financeiros, chega a representar cerca de R$ 1,6 milhões de economia. “Nosso trabalho como líder do projeto BPM envolve ser o elo entre as iniciativas e diretrizes corporativas para os escritórios de processos de todos os ativos. Fazemos a integração das ações, desenvolvimento e aplicação de ferramentas, bem como o desenvolvimento de um modelo de arquitetura de processos, criação de uma estrutura de documentação com normas, políticas e padrões de execução, mensuração do desempenho e a maturidade do BPM em todo o grupo”, concluiu Phillip.
