El desafío permanente de la utilización de conceptos y herramientas de mejora continua en las organizaciones | Los 3 K (Kaizen, Kaikaku Y Kakushin)

En proyectos de consultoría organizacional, nos vemos constantemente desafiados a utilizar conceptos y herramientas para la mejora continua en los procesos de nuestros clientes, independientemente del nivel o madurez en gestión.

El objetivo de este artículo es detallar y recordar tres conceptos importantísimos, clarificar sus diferencias y en especial su aplicación conjunta dentro del Lean Thinking (filosofía creada por Toyota para evitar desperdicios).

Introducción

El concepto de Kaizen ha sido estudiado y aplicado por décadas por muchas empresas en todo el mundo, así como el Kaikaku. Hay que destacar el relevante papel de las compañías de consultoría en gestión, inductoras a la aplicación de los conceptos y técnicas de mejora.

En diciembre de 2006, Katsuaki Watanabe, CEO de Toyota, mencionó por la primera vez un nuevo concepto – KAKUSHIN – en el artículo de The Wall Street Journal llamado “As rivals catch up, Toyota CEO spurs big efficiency drive”. Resumidamente, sería así:

  • Kaizen = 改善 = cambio + bueno = mejora, mejora continua;
  • Kaikaku = 改革 = cambio + revolucionario = cambio radical, transformación;
  • Kakushin = 革新 = nuevo + revolucionario = innovación, renovación, disrupción.

KAIZEN

Hace aproximadamente 40 años, la filosofía Kaizen entró en la cultura occidental a través de la industria automovilística y se convirtió en uno de los pilares del progreso de las organizaciones.

Kaizen es la palabra japonesa compuesta por dos ideogramas: “Kai”, que significa cambio e “Zen”, que significa para mejor. Es decir, cambio para mejor. Es un abordaje para resolver problemas, ya sea tanto para una dificultad que necesita ser resuelta como para una situación o resultado no deseado.

En el mundo de la Calidad y del Lean Thinking, Kaizen es traducido como Mejora Continua a través de pequeños cambios incrementales.

Aplicado al lugar de trabajo, Kaizen establece la mejora continua involucrando gerentes, supervisores, analistas y operadores, todos los días y en todos los lugares, estructurando una mejora permanente en los procesos. Son muchas y pequeñas mejoras y cambios incrementales, que implementados producen resultados significativos de manera rápida y con menor riesgo.

Algunos principios, sin embargo, deben ser observados para la aplicación del Kaizen:

  • Todo desperdicio debe ser eliminado;
  • Acciones enfocadas en donde realmente se genera valor, es decir, en el nivel operacional;
  • Todos los trabajadores deben ser involucrados en la cultura de mejora;
  • La orientación final es la mejora de los procesos;
  • Las acciones no deben generar altas inversiones financieras;
  • Es viable en todas las áreas y empresas, en cualquier parte del mundo;
  • Las mejoras obtenidas deben ser divulgadas, para que exista una comunicación transparente;
  • Priorizar la mejora de las personas, a través del trabajo en equipo, sabiduría y autodisciplina;
  • Siempre aprender en la práctica.

El Kaizen, con su mejora continua e incremental, impulsa procesos consistentemente mejores en un ciclo virtuoso, indispensable al funcionamiento saludable de cualquier empresa.

Si es bien aplicado, atiende a la necesidad imperiosa de las empresas de entregar bienes y servicios al cliente más rápidamente, manteniendo el nivel de calidad y con menor costo posible.

KAIKAKU

Kaikaku es un cambio radical o revolucionario, transformación. Es una gran mejora, una actividad grande y amplia, normalmente iniciada y liderada por los ejecutivos o alta administración.

Permite que las organizaciones reformen y transformen su cultura y hábitos de trabajo en grande escala, por medio de la implementación de cambios fundamentales en los sistemas de producción existentes, en la búsqueda por resultados extraordinarios.

En un escenario normal, las actividades de Kaizen acontecen regularmente hasta un nivel en que pequeñas mejoras ya no son suficientes para atender los objetivos deseados y necesidades estratégicas o simplemente presentan retornos cada vez más pequeños.

Y en esta situación. ¿Qué hacer? ¡Kaikaku!

Ejemplo: cuando ejecutamos proyectos para reducir el tiempo de producción, implementamos las 5S o hacemos un rediseño de la línea de producción, ahí estamos implementando el kaizen. A su vez, cuando introducimos un nuevo material más liviano y resistente para utilizar en línea de producción o utilizamos robots para soldar las piezas, esto es kaikaku.

El cambio de milenio trajo un segundo movimiento, donde ocurrió el kaikaku 2.0, es decir, la necesidad urgente de obtener mejoras significativas a través de transformaciones intensas, pero sin inversión financiera. Nació de la crisis, de la urgente necesidad de alcanzar resultados importantes a corto plazo y sin invertir mucho dinero.

Aplicar el kaikaku 2.0 significa:

  • Establecer prioridades claras y absolutas al esfuerzo de progreso;
  • Aplicar el principio, herramientas y métodos del kaizen, pero de otra manera;
  • Concentrar masivamente recursos humanos y técnicos en las prioridades;
  • Dedicar el 100% del tiempo de las personas de forma organizada y con calidad;
  • Reducir al mínimo posible los plazos de investigación e implementación de las soluciones;
  • Reducir los costos relativos al esfuerzo, pero sin evitar inversiones;
  • Buscar una buena alternativa de implementación inmediata y no la solución óptima.

Evidentemente un esfuerzo de este nivel solamente puede ser iniciado por la Alta Administración, puesto que esperamos que las mejoras traigan resultados que afecten significativamente los negocios.

KAKUSHIN

Tenemos aquí el tercero tipo de mejora, el Kakushin, que significa literalmente innovación, es decir, renovación radical. En los últimos 10 años, el avance de la tecnología de información y de comunicación principalmente, ha modificado productos, procesos y servicios prestados.

En este concepto, los cambios resultan de un completo distanciamiento de la situación existente, alterando totalmente su infraestructura, sus parámetros y premisas básicas.

La innovación radical es un cambio que afecta a todo y altera la base de las cosas. Al hacerse un cambio radical en una casa, no cambiamos el color de las paredes, sino también su cimiento, materiales y estructura.

En un negocio, este tipo de cambio puede ocurrir en productos, métodos de gestión, procesos y prácticas, siempre caracterizándose por el rompimiento de los principios clave de los modelos anteriores e inicio de un nuevo ciclo.

Kakushin puede alcanzar el nivel de innovación disruptiva que al mismo tiempo, desestabiliza una situación consolidada y crea una nueva situación de mercado.

Puede ser un nuevo producto con un concepto completamente diferente o un sistema de producción innovador y disruptivo. Parte de la creatividad, pesquisa e investigación, de un nuevo concepto para el producto, donde la inversión es importante, pero el esfuerzo intelectual es mucho más.

Ejemplo: Pensando en un caso de Tecnología de Información, eso puede significar sustituir una aplicación completa por otra bastante diferente que soporte el proceso de una manera totalmente distinta, por ejemplo, una aplicación basada en la web que automatiza el registro de pedidos, entrega de facturas y generación de una orden de entrega al atender pedidos.

COMPARACIÓN ENTRE KAIZEN, KAIKAKU Y KAKUSHIN

Estos tres conceptos se complementan de manera positiva para mejorar un proceso o un servicio, alcanzar resultados mejores y asegurar la supervivencia del negocio.

Cuadro Comparativo de las Diferencias

Una segunda diferencia está en el tiempo de realización e implementación de cada K. Veamos en la gráfica abajo:

Análisis

Mientras el Kaizen es ejecutado entre días y semanas, Kaikaku lleva meses y el Kakushin puede llevar años entre su desarrollo e implementación.

CONCLUSIÓN

Una organización consiste en sistemas, donde el intercambio de información y el feedback son cruciales para lograr un mejor resultado.

Para que las organizaciones permanezcan competitivas en la economía actual, es esencial que ellas adopten simultáneamente los tres importantes conceptos: Kaizen (cambiar para mejor), Kaikaku (cambio revolucionario) y Kakushin (innovación).

¡En este aspecto, la contribución de las empresas de consultoría en gestión es fundamental, pues poseen el método, herramientas y profesionales con la expertise adecuada para aplicar e implementar los conceptos!

Caso contrario, la inexistencia de cualquiera de los 3 K significa un serio riesgo para la competitividad de la empresa. Eso pasa por:

  • Mantener las ineficiencias de los procesos y un costo operacional fuera del mercado;
  • Incapacidad de atender a nuevos requisitos de los clientes;
  • Pérdida o retraso en la aplicación de tecnologías transformadoras del mercado;
  • Imposibilidad de desarrollar soluciones ya ofrecidas por la competencia;
  • Dificultad de gestionar los cambios necesarios;
  • Fuerte y progresiva pérdida de participación del mercado.
Bruno Starling

Bruno Starling

Bruno Starling Simão es consultor y socio de Aquila. Administrador de empresas con especialización en negocios y finanzas por las universidades FUMEC e IETEC (Brasil). Es certificado en gestión de proyectos por la IPMA (International Project Management Association), con sede en Holanda. Actuó en proyectos de empresas públicas y privadas, como: Banco Central de Brasil, empresas de Telefonía, Aviación Civil, Secretaria de Educación de São Paulo, empresas de tecnología y delivery, entre otras. Actúa a más de 16 años con la gestión de organizaciones de diversos sectores.

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