Exemplos de redução de gastos nas empresas – Comece analisando seus processos

SE É FÁCIL PORQUE NEM TODOS FAZEM?

Não adianta melhorar seu faturamento, ter excelentes estratégias de vendas, se seus gastos também estão aumentando. Em tempos de crise econômica, diminuir os gastos da empresa se torna ainda mais necessário – vamos evitar tomar medidas desesperadas que nem sempre, são efetivas, muito pelo contrário, podem ser
muito danosas.

Por isso, é muito importante conhecer alguns exemplos de redução de gastos nas empresas que poderão ser aplicados em seus negócios.

Você sabe qual é a primeira medida a ser tomada quando se busca a redução de gastos nas empresas?

Por que a redução de gastos é importante em uma empresa?

O crescimento de uma organização depende não somente do quanto ela arrecada com seus produtos ou serviços, mas também o quanto gasta.

Uma empresa pode vender muito e agradar seus clientes, mas, se seus gastos ultrapassarem (ou forem muito próximos) aos valores arrecadados, ela não crescerá. NÃO ADIANTA VENDER BEM E GASTAR MAL!

Por isso, quando falamos em reduzir gastos, parece que esse é um dos principais objetivos de toda empresa.

Mas não basta sair realizando cortes sem um planejamento adequado.

Antes de qualquer coisa, você deve se perguntar:

• Eu realmente conheço os gastos de meu negócio?

• Qual o impacto que a diminuição de cada um deles teria sobre as nossas atividades?

• Poderia trazer consequências negativas? Ou positivas?

• Quais setores serão afetados e como?

Por isso, o primeiro passo antes de colocar em prática qualquer exemplo de redução de gastos nas empresas é simplesmente esse: compreender profundamente a gestão de gastos de seu negócio.

Afinal, não adiantará nada tentar diminuir os gastos em atividades que não terão nenhum impacto, ou ainda modificar processos que resultarão na queda da qualidade de seus produtos ou que perderá posição no mercado.

Analise seus processos

Antes de apresentarmos alguns exemplos de redução de gastos nas empresas, vale lembrar que todos eles só devem ser efetuados depois da análise dos processos aos quais se relacionam.

A análise de processos permite detectar atrasos, gargalos e desperdícios e, assim, diminuir alguns gastos na empresa, entre outras providências.

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Exemplos de redução de gastos nas empresas

Você vai notar que os exemplos de redução de gastos nas empresas, da lista abaixo, são bastante intuitivos, mas, mesmo assim, estude o impacto dessas reduções na qualidade dos processos envolvidos.

1. Telefonia e internet
Esses são dois gastos fixos (dependendo do ramo da empresa) essenciais para qualquer negócio funcionar, hoje em dia.

Por isso, você pode se perguntar antes: Será que é possível gastar menos nessas opções? A resposta é sim! É preciso analisar as necessidades (qual a velocidade de internet que precisa? As ligações são mais interurbanas ou locais?) e realizar pesquisas de planos que se adequem.

Não deixe de analisar as opções disponíveis em várias operadoras. Dê preferência ainda a planos corporativos, que são opções mais econômicas.

É possível ainda utilizar a tecnologia a seu favor: você pode optar por ligações por aplicativos como WhatsApp, Skype. Mas cuidado para que essas alternativas não encareçam muito sua internet.

Faça as contas e compare qual opção será mais vantajosa.

2- Contas de água e energia
Essas contas costumam ter valores bastante significativos e também são essenciais. Por isso, diminuir seus valores é considerado um dos bons exemplos de redução de gastos nas empresas.

É possível diminuir os gastos investindo em torneiras e descargas mais econômicas, substituir as lâmpadas incandescentes pelas de LED ou fluorescentes, além de desligar aparelhos não utilizados, como impressoras e monitores (evite deixá-los em stand by) ou até mesmo instalar sensores que ativam a luz somente quando há
alguém no ambiente.

Esse tipo de medidas simples, quase banais e de investimento baixo, podem ter um efeito significativo.

3- Papel e impressões
Mesmo com o uso cada vez menor de impressões em papel, há documentos que às vezes precisam estar fisicamente em mãos.

Nesses casos, faça a impressão utilizando os dois lados da folha, o que economizará papel. Busque ainda digitalizar documentos e abuse de ferramentas colaborativas online de compartilhamento.

4- Dívidas e tarifas bancárias
Procure renegociar possíveis dívidas e tarifas bancárias com os seus credores e bancos. Essa pode ser uma alternativa para diminuir taxas de juros.

Mas, atenção! É imprescindível estudar previamente se a empresa terá condições financeiras de lidar com as novas condições negociadas.

5- Estoque
Analise e determine quais produtos estão com estoque parado e diminua sua produção. Ter um estoque parado leva a perdas financeiras, já que as mercadorias ocupam espaço e podem até mesmo estragar com o tempo.

Se ainda não faz isso, use softwares que auxiliam no controle de estoque. Estoques elevados podem indicar mau gerenciamento do capital empregado

6- Troque de fornecedores
Se não for possível trocar, ao menos faça uma pressão sobre eles, indicando que já faz algumas compras com os concorrentes deles e que você precisa de uma redução nos preços, mais prazo, bonificação em produtos etc., ou será forçado a trocar de fornecedores. Olho vivo, no entanto, na qualidade.

7- Planejamento
Para adotar qualquer desses exemplos de redução de gastos nas empresas, é primordial realizar um planejamento.

Estipule metas mensais, semestrais, anuais ou o período que melhor se encaixa em sua situação, mas evite atuar sem ter realizado muitas análises e pesquisas sobre seus negócios e as metas que deseja atingir.

Nenhuma estratégia deve ser colocada em prática antes de passar por ferramentas de planejamento.

8- Demissão e Contratação de funcionários
Os dois processos geram gastos à empresa: gastos com treinamentos, adaptação do funcionário novo e direitos trabalhistas, para o demissionário.

Por isso, apenas contrate se o cargo oferecido é realmente essencial no momento. E, caso a função não corresponda a uma atividade rotineira da empresa, contratar funcionários terceirizados pode ser uma melhor opção.

No caso de demissão, também é muito importante uma análise detalhada dos casos.

Defina se os gastos envolvidos com a rescisão de contratos são realmente vantajosos.

Considere ainda o tempo que um novo funcionário levará para ser treinado ou como você irá reconfigurar a equipe com a ausência de um colaborador.

9- Reduzir gastos de logística e frete
Ao comparar fornecedores, não leve em consideração apenas os valores das mercadorias. Estude os gastos relacionados a logística e ao frete, que poderão encarecer o preço que pareceu atrativo no primeiro momento.

10- Gastos com viagens, refeições, eventos e outros
Há políticas em vigor e, devidamente, obedecidas e controladas?

11- Ajuda da equipe
Por fim, caso sua empresa precise reduzir gastos, informe sua equipe sobre essa necessidade. Juntos, os colaboradores podem colocar em prática várias formas de economizar, seja desligando aparelhos não utilizados, como digitalizando documentos, etc.

O importante é informá-los para que os objetivos sejam compartilhados e se tornem mais fáceis de atingir.

Conclusão:
Evidentemente, a alista acima não é conclusiva, outros exemplos podem ser pinçados, mas mesmo assim, alguém, menos avisado, poderá dizer: MAS TUDO ISTO É MUITO ÓBVIO e seria obrigado a concordar se não tivesse em mente e, como contrapartida, a expressão, sempre presente e verdadeira; AS EMPRESAS NÃO VÃO BEM PORQUE NÃO FAZEM O ÓBVIO.

Obs.: por gastos devemos entender custos ou despesas.

Publicação Siteware – adaptação Erico C. Barros

Erico Barros

Erico Barros

Conselheiro e sócio do Aquila, é administrador com especialização em economia e finanças pela University of Cambridge e avaliação de negócios governamentais pela USP. Participou do Program for Management Development da Harvard University e integrou a 1° missão de executivos brasileiros ao Japão, em 1991. Atua há mais de três décadas com a gestão de organizações de diversos segmentos.

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